第一章 總則

第一條 為規(guī)范中國人民銀行短期融資券發(fā)行備案業(yè)務的檔案管理，根據(jù)《中國人民銀行檔案管理規(guī)定》、《短期融資券管理辦法》和《短期融資券承銷規(guī)程》(中國人民銀行令[2005]第2號印發(fā))，結(jié)合短期融資券發(fā)行備案工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱短期融資券發(fā)行備案檔案(以下簡稱備案檔案)是指企業(yè)申請發(fā)行短期融資券的備案材料。備案檔案分為額度備案檔案和額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案。額度備案檔案是指企業(yè)申請年度內(nèi)短期融資券發(fā)行額度及首期發(fā)行所提交的備案材料。額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案是指企業(yè)在獲準額度內(nèi)除首期以外申請每期發(fā)行短期融資券所提交的備案材料。

第三條 備案檔案的管理應該確保備案檔案的資料齊全，歸檔及時，整齊有序，查閱方便，有效利用和案全保密。

第二章 備案檔案的歸檔范圍

第四條 備案檔案的歸檔范圍為：

(一)額度備案檔案。

1.發(fā)行人發(fā)行融資券的請示。

2.董事會決議或具有相同法律效力的文件。

3.相關(guān)機構(gòu)出具的承諾書。

4.發(fā)行人章程和營業(yè)執(zhí)照(副本)復印件。

5.主承銷商推薦函(附盡職調(diào)查報告)。

6.融資券募集說明書(附發(fā)行方案)。

7.信用評級報告全文及跟蹤評級安排的說明。

8.經(jīng)注冊會計師審計的企業(yè)近三個會計年度的資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表及審計意見全文。

9.律師出具的法律意見書(附律師工作報告)。

10.償債計劃及保障措施的專項報告。

11.關(guān)于支付融資券本息的現(xiàn)金流分析報告。

12.承銷協(xié)議、承銷團協(xié)議及承銷團成員的參團回執(zhí)。

13.相關(guān)機構(gòu)的資質(zhì)證書和文件。

14.審核人的反饋意見及主承銷商和發(fā)行人提交的補充材料。

15.人民銀行要求提供的其他文件。

(二)額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案

1.當期融資券發(fā)行請示。

2.當期融資券募集說明書。

3.信用評級報告全文及跟蹤評級安排的說明。

4.中國人民銀行要求提供的其他文件。

第三章 備案檔案材料的整理

第五條 在短期融資券備案通知書下發(fā)后，短期融資券發(fā)行備案業(yè)務部門(以下簡稱業(yè)務部門)應及時整理備案材料，并形成備案檔案。

(一)備案檔案實行材料核查人負責制，材料核查人對其所核查的備案材料的完整性負責。

(二)備案材料以短期融資券申請企業(yè)為單位進行整理。

(三)同一申請企業(yè)的備案材料按照第四條所列示的順序進行整理排列，編寫頁碼，編制相應的卷內(nèi)目錄，并裝訂成文件夾。

(四)額度備案檔案和額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案以其申請的融資券實際發(fā)行時間的先后為標準，統(tǒng)一編排卷號。

(五)備案檔案文件夾封面的正面填寫備案檔案名稱，側(cè)面填寫備案檔案名稱和備案檔案卷號。

第四章 備案檔案保管和利用

第六條 備案檔案在移交至檔案管理部門前，應在業(yè)務部門妥善保管，其調(diào)閱應征得業(yè)務部門負責人的批準。

第七條 業(yè)務部門的備案檔案保管地點應配備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等防范設施，確保檔案資料的安全。

第八條 備案檔案保管期限為5年。備案檔案保管期從檔案所屬年度終了后的次年1月1日起計算。

第九條 備案檔案的利用。業(yè)務部門人員借閱備案檔案，應由借閱人提出申請，經(jīng)業(yè)務部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借出的檔案原件必須在3個工作日內(nèi)歸還;如確需延期借閱，須辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 備案檔案不得外借。法律法規(guī)授權(quán)的外單位人員因工作需要查閱時，應出具單位介紹信、查閱人有效證件，經(jīng)業(yè)務部門負責人批準，辦理查閱手續(xù)，由專人陪同查閱。

第十一條 借閱或查閱備案檔案應在《備案檔案調(diào)閱登記簿》上登記(見附1)。查閱備案檔案的介紹信等相關(guān)資料應專夾保管，以備查考。

第十二條 備案檔案利用者不得以任何方式改變檔案的原貌。

第五章 備案檔案材料的移交

第十三條 整理后的備案檔案每年3月份向檔案管理部門移交一次。

第十四條 備案檔案移交時，業(yè)務部門應編制《備案檔案交接清冊》(見附2)，列明移交的備案檔案名稱、冊數(shù)和移交日期等，并與檔案管理部門辦理移交手續(xù)?！秱浒笝n案交接清冊》由業(yè)務部門和檔案管理部門各執(zhí)一份。第六章 備案檔案的銷毀

第十五條 備案檔案保管期限屆滿，應按以下程序銷毀：

(一)檔案管理部門就保管期限屆滿的備案檔案向業(yè)務部門提出鑒定申請。對于超出報告期限并已失去保存價值的備案檔案，由業(yè)務部門鑒定后提出《備案檔案銷毀意見書》(見附3)，報經(jīng)業(yè)務部門主管領(lǐng)導審批后組織銷毀。

(二)業(yè)務部門編制《備案檔案銷毀清冊》(見附4)，列明銷毀備案檔案卷號、檔案名稱、冊數(shù)和銷毀時間等內(nèi)容。

(三)銷毀備案檔案時，應由檔案管理部門、保密部門和業(yè)務部門派專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人應按照《備案檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對，并在銷毀清冊上簽章確認，連同《備案檔案銷毀意見書》存檔備查。

第十六條 備案檔案保管期限屆滿，如涉及歷史遺留問題或有重要參考價值，業(yè)務部門應向檔案管理部門提出《備案檔案繼續(xù)保存意見書》(見附5)，列明備案檔案名稱和繼續(xù)保存的原因。該類備案檔案不得銷毀，應單獨保管，待歷史遺留問題了結(jié)，按上述規(guī)定報批后方可銷毀。第七章 附則

第十七條 本辦法由辦公廳會同金融市場司負責解釋和修訂。

第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附：

1.備案檔案調(diào)閱登記簿(略)

2.備案檔案交接清冊(略)

3.備案檔案銷毀意見書(略)

4.備案檔案銷毀清冊(略)

5.備案檔案繼續(xù)保存意見書(略)